Elementos Complementarios de la correspondencia

Sobres Comerciales

Son una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.



   

Tipos de sobres

Por su sistema de cierre, se pueden distinguir:

• Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.
• Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de autocierre han sustituido casi por completo a los anteriores.

Por su diseño, se pueden distinguir:

• Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario
• Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.

Colores

 

Los colores tradicionales para los sobres y que permiten una correcta legibilidad son el blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar diferentes colores lo que es habitual en envíos publicitarios. También pueden estar impresos con diferentes mensajes promocionales siempre y cuando la dirección y el nombre del destinatario sean bien visibles.

Dimensiones o tamaños

Algunas dimensiones estándar de sobres son las siguientes:

• Din A5, 162 mm × 229 mm
• Cuartilla prolongado, 190 mm × 250 mm
• Americano, 110 mm, × 220 mm y 115 mm × 225 mm
• Comercial, 120 mm × 176 mm

Formato de sobres prefranqueados:

• Sobre americano: 110 x 225 mm (hasta 20 g)
• Cuadrado: 120 x 176 mm
• Din A5: 190 x 250 mm (no confundir con formato DIN 476, según el cual DIN A5 corresponde a 148 x 210 mm)
• Certificado prepagado con aviso de recibo (AR): 150 x 135 mm (hasta 50 g).

• 

  Sobre de correo certificado
• 

  Sobres con ventana
• 

  Bolsa
• 

  Sobre de correo interno



Correspondencia Combinada

Permite generar un documento con campos y modificar los datos vaiables sin que se altere la estructura general del documento.

Asistente para cartas y memorando

Para hacer facil la elaboracion de cartas, Word incorpora un asistente que llev a cabo esta labor segun una secuencia de pasos.

Memorando

Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

Caracteristicas de un memorando:

- Se redacta en tercera persona.

- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

- Utiliza la construcción positiva.

- no usa rodeos de palabras.

- Las oraciones son directas y claras y cortas  

-Generalmente lo usa un jefe o director para dirigirse a sus subalternos sobre algún asunto en particular .

-El formato del memorando es más flexible que el de la carta.

-No tiene saludo ni despedida y su tono es informal.

-Por ser una comunicación interna, no es obligatorio que el remitente firme el memorando.

Partes del Memorando:

1. Lugar y fecha.
2. Codigo.
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo 
6. Despedida o antefirma
7. Firma y posfirma
8. Pie de pagina
9. Membrete
10. Referencia
11. Sello

Estructura de la carta

La carta posee una estructura definida que debemos analizar en detalle.

Normas de puntuacion:

Existen tres normas de puntuación:

1. La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.

2. La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto)

3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.

Elaboracion de los Documentos de oficina

La Carta

Es un medio de comunicación escrito donde se plantean situaciones relacionadas de acuerdo a el contenido que esta contenga, ya sea una carta comercial, o una carta oficial.

 

Caracteristicas de una carta:

 

Características vitales

• Claridad: texto de fácil comprensión, no confusa, planificar una carta
• Integridad: todas las ideas deben estar vinculadas e incluidas
• Brevedad: numero de palabras para un mensaje claro
• Cortesía: claridad, aspecto positivo, buena voluntad.

Características complementarias

• Corrección: evitar errores, impresión desigual de letras, márgenes desiguales, carta descentrada, borrones, división incorrecta de palabras
• Cohesión: vinculación
• Creación de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente en la actitud del lector
• Modernismo: simple, clara, moderna, breve
• Lenguaje positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar, ganar la voluntad por medio de palabras

Partes de una carta

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

 

 

Documentos de oficina

Importancia y métodos para el manejo de documentos.     

Las relaciones comerciales y empresariales ,necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene 2 grandes propiedades:
-Permanencia.
-Constancia.

Alas que cabe agregar las de ser:

-Medio de prueba legal.
-Medio de facilitación de intercambio comercial.

Permanencia:
Todo escrito tiene como propiedad la de ser permanente.

Constancia:
La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un día se pacto sigue en pie.

Medio de prueba legal.
Le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que hiso una transacción.

Método de facilitación del intercambio comercial.
La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso.



MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES.

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.
La cantidad de correspondencia enviada y recibida varía de acuerdo con el tamaño de la empresa y la clase de sus negocios. Sin embargo, en todas las empresas es importante que la correspondencia, y otros documentos, se manejan de tal manera que puedan ser consultados rápidamente.

RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.
En las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas a los ejecutivos se entregan y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen

Clasificacion de la correspondencia

1. Por su Destino:
-Públicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).
-Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y oficial.

2. Por su Contenido:
De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
-De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.

3. Por su Tramitación:
-Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.
-Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas.

4. Por su puntuación:
-Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
-Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
-Mixta o corriente: combina los dos estilos.

5.Por su extensión:
-Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
-Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
-Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

6.Por su forma:
Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.

Estilos de correspondencia

• Estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda, es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación) al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.
• El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.
• Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.
• Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en lo siguiente: cada una de las lineas de dirección, excepto la primera, lleva una sangria de 5 espacios.

Correspondencia

La correspondencia es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.